System Comarch DMS

Automatyzacja procesów i organizacja to słowa klucz w wielu firmach. Tak naprawdę wciąż brzmią jak przysłowiowe “YETI” wszyscy słyszeli, nikt nie widział. Codzienność w wielu firmach wciąż wygląda tak samo. Kilkadziesiąt, a czasami nawet więcej zagubionych dokumentów lub nie dostarczonych na czas do księgowości. Telefony, szukanie i związane z tym koszty pracy są trudno policzalne. Dlaczego zatem w wielu firmach wciąż pokutuje myślenie, że jedyną możliwością obiegu dokumentów jest ręczne dostarczenie przez osobę z sekretariatu do odpowiedniego działu. Jak jednak dostarczyć dokument, którego po prostu nie ma. Odpowiedź – takiego dokumentu dostarczyć się nie da bo fizycznie zniknął i nikt o nim już nie pamięta. A wystarczyłyby dwa rozwiązania Comarch DMS i Comarch OCR.

Czym jest Comarch DMS?

To tak naprawdę dodatkowy moduł programu Comarch ERP Optima, który umożliwia w prosty sposób budowanie ścieżek obiegu. Moduł jest niezwykle intuicyjny, a w budowaniu obiegu dokumentów ogranicza użytkownika tylko jego własna kreatywność. 

Firmy szukają sposobów na optymalizację pracy związanej z obiegiem dokumentacji. I nie chodzi tu wcale o oszczędność związaną z przeniesieniem dokumentu. Ale o  wyeliminowanie przestojów związanych z oczekiwaniem na akceptacje dokumentu. Sprostać takiemu wyzwaniu może tylko Comarch DMS. System, który automatyzuje i optymalizuje proces obiegu dokumentów w firmie oraz współpracuje z programem Comarch ERP Optima oraz bazami danych innych systemów.

Co cechuje i wyróżnia system Comarch DMS?

Najprościej można opisać system DMS jako ten, który zarówno w rozwiązaniu stacjonarnym jak i chmurowym umożliwia modelowanie procesu obiegu dokumentów. Czyli tak naprawdę, to co było obecnie wykonywane ręcznie zostaje w pełni zautomatyzowane. Dzięki rozwiązaniu Comarch DMS można w pełni zautomatyzować proces obsługi korespondencji firmowej. Koniec również z przestojami związanymi z brakiem podpisu na dokumencie i akceptacją przez kierownika działu. Dzięki funkcji przypomnienia żaden dokument nie zostanie bez podpisu czy akceptacji. System Comarch DMS ma również ogromne możliwości parametryzacji i przypisywania uprawnień poszczególnym operatorom. Dokładnie wiemy też ile czasu przeznaczamy na opracowanie danego dokumentu. Umożliwia to funkcja kontroli czasu realizacji zadań. System Comarch DMS jest w pełni kompatybilny z rozwiązanie Comarch ERP Optima. W wersji standalone rozwiązanie współpracuje również z bazami danych innych systemów do zarządzania firmą.

Jak usprawnić obieg dokumentów w firmie?

Comarch DMS – obieg dokumentów może być dokładnym odzwierciedleniem ręcznego dostarczania przeróżnych umów, faktur czy innego rodzaju firmowej dokumentacji. Zasadnicza różnica to ta, że system jest niezawodny, może pracować 24 godziny przez 7 dni w tygodniu. Nie choruje, nie zapomina i nie bierze urlopów ani zwolnień. Każdego dnia zwalnia pracowników firmy z myślenia o tym czy dany dokument dotrze do odpowiedniego działu na czas. Ponieważ jeśli tylko odpowiednio zdefiniujemy ścieżki obiegu dokumentów w firmie w odpowiednim czasie dokument trafi do właściwej osoby. Jeśli dokument nie zostanie opisany na czas również taka informacja pojawi się w Comarch DMS i zobaczą ją uprawnione osoby w programie Comarch ERP OPTIMA.

Zachęcamy do obejrzenia zapisu webinaru podczas którego wyjaśniamy co kryje się za słowami
Jak usprawnić obieg dokumentów w firmie?

System Comarch DMS i współpraca z OCR

Pisaliśmy już o rozwiązaniu Comarch OCR. Czyli aplikacji, która pozwala na przenoszenie papierowych faktur do programu księgowego Comarch ERP Optima. Dzięki połączeniu Comarch DMS i usługi Comarch OCR użytkownik po zeskanowaniu dokumentu wskazuje, gdzie powinien on zostać przesłany i jakiego poziomu akceptacji wymaga. Nie musi ręcznie uzupełniać informacji o kontrahencie, NIP czy poszczególnych elementach dokumentu. Wszystko to jest przenoszone automatycznie. Otwartość systemu DMS Comarch sprawia, że może on współpracować również z rozwiązaniami OCR innych producentów. W zależności od preferencji użytkownika na rozwiązaniu Comarch DMS można pracować na urządzeniu stacjonarnym lub mobilnie na platformie iOS lub Android.

Pierwsze słowo klucz – OCR

Uniknięcie sytuacji opisanej wyżej jest niezwykle proste. Wystarczy bowiem rozszerzyć program Comarch ERP Optima o rozwiązanie Comarch OCR. To tak naprawdę aplikacja, która  przesyła zeskanowany dokument bezpośrednio do programu Comarch ERP Optima. Comarch OCR rozpoznaje datę dokumentu. Dodatkowo kontrahenta oraz płatność w tym netto, brutto oraz aktualna stawkę VAT. Co więcej zeskanowany dokument widać w oryginalnej wersji w programie. Po naciśnięciu odpowiedniej ikony w każdym momencie użytkownik może go podejrzeć. wykorzystując rozwiązanie Comarch OCR w codziennej pracy firmy unikają sytuacji, gdy dany dokument ginie. Wśród firm, które już korzystają z tego rozwiązania na pierwszym miejscu pojawia się opinia o zaoszczędzonym czasie pracy oraz korzyści finansowe. Bo wreszcie faktury kosztowe trafiły na czas do księgowości.

Przetestuj Demo Comarch ERP OPTIMA oraz Comarch OCR – zobacz jak prosto przenieść fakturę do programu!

Drugie słowo klucz – Comarch DMS

Co tak naprawdę może sprawić, że dokumenty nie zginą i we właściwym czasie trafią do odpowiedniej osoby. Pierwsze to Comarch OCR. Kiedy jednak mamy już zeskanowany dokument w programie Comarch ERP Optima, to co dalej. Teraz warto aby trafił do odpowiedniego działu. Najlepiej z odpowiednim opisem, a w przypadku błędu, żebyśmy mogli go cofnąć.  Nic prostszego wystarczy rozwiązanie Comarch DMS (Elektroniczny Obieg Dokumentów) .