Elektroniczny obieg dokumentów to zarówno oszczędność czasu jak i realne korzyści.  Przede wszystkim w  postaci szybkiego przepływu informacji miedzy działami firmy. Zastąpienie ręcznego przekazywania dokumentów przyniosło wymierne korzyści polskiej firmie farmaceutycznej  Olimp Laps.  Co przełożyło się na szybkość realizacji umów oraz ilość obsługiwanych zamówień.

Każda firma niezależnie od wielkości czy rodzaju prowadzonej działalności potrzebuje efektywnego zarządzania dokumentami. Począwszy od rejestrowania faktur, zamówień czy realizacji danego kontraktu. Każdy z tych dokumentów wymaga zatwierdzenia a następnie przekazania do odpowiedniego działu. Wszystkie te działania generują sporo czasu, który mógłby być wykorzystany na inne bardziej efektywne i wymierne działania na rzecz przedsiębiorstwa. Im większa skala dokumentów tym większa potrzeba wdrożenia elektronicznego obiegu.

 

Comarch DMS – niezbędny w każdej firmie

Czy zatem rozwiązanie Comarch DMS jest tyko dla dużych firm? Absolutnie nie. Comarch DMS współpracuje zarówno z programami Comarch ERP XL – czyli dedykowanymi dla dużych i średnich przedsiębiorstw.  Jak i programem Comarch ERP Optima skierowanym do firm z sektora małych i średnich. Jeśli założymy, że każdy niezarejestrowany dokument kosztowy to realna utrata środków finansowych. To wówczas dojdziemy do przekonania, że Comarch DMS to tak naprawdę narzędzie, które dba o to aby pieniądze nie uciekały z firmy. Właśnie skala dokumentów, faktur kosztowych, które bardzo często nie były rejestrowane w systemie skłoniły firmę Olimp Laps do wdrożenia elektronicznego obiegu Comarch DMS.

 

Od przedstawiciela handlowego do księgowości 

W Olimp Laps wszystko zaczyna się od przedstawiciela handlowego. To on jako pierwszy rejestruje fakturę w programie i  przesyła ją do kierownika regionalnego. Kierownik sprawdza i zatwierdza dane. Decyduje czy przyjąć dokument czy odrzucić. Jeśli dokument jest zatwierdzony trafia do księgowości. Jeśli nie z powrotem do przedstawiciela celem poprawienia. Na każdym etapie uprawnione osoby mogą podejrzeć dokument i wpisać w nim odpowiednią adnotację. Odwróćmy sytuację i wyobraźmy sobie na chwilę jak mogłoby to wyglądać bez takiego narzędzia jak Comarch DMS. Zanim dokument trafiłby do księgowości i został zatwierdzony prawdopodobnie zarówno kierownik regionalny jak i przedstawiciel handlowy straciliby mnóstwo czasu. Czasu, który mogliby wykorzystać na efektywne działania.

 

 

Comarch DMS – korzyści dla Twojego biznesu

W firmie Olimp Laps wdrożenie Comarch DMS przyniosło wymierne korzyści w postaci redukcji kosztów. Ograniczono ilość drukowanych dokumentów papierowych. Zautomatyzowano pracę związaną z obsługą umów i realizacją kontraktów. Dzięki funkcji przypominania skrócono czas oczekiwania dla dokumentów, które wymagają natychmiastowego działania.  Dodatkowo każdy pracownik może pracować z danym dokumentem mobilnie czyli zdalnie wystarczy dostęp do Internetu. Comarch DMS czyli szybciej, oszczędniej  i efektywniej.